Tuottavuutta parannetaan avainhenkilöiden fokuksen avulla

Maailmaan mahtuu paljon puhetta tekoälyn (AI) tuomasta tehokkuudesta. Toisaalta kaikenlainen hölläily, chillailu ja downshiftaaminen tuntuvat olevan muodissa. Äskettäin julkisuutta sai markkinointialan yritys, joka päätti kokeilla nelipäiväistä työviikkoa. Onko unohtunut kysyä, miten tehokkaasti käytämme sen ajan, kun teemme töitä? Kuinka paljon tehokkaampia olisimme, jos löytäisimme fokuksen, karsisimme rönsyt ja priorisoisimme asioita?

Coachina toimiessani olen huomannut, että lähes kaikkien valmennettavieni kanssa esille nousevat tavalla tai toisella oleelliseen keskittyminen sekä oman työn suunnitteleminen ja johtaminen. Monesta voi tuntua, että tällaisten perusasioiden pitäisi olla huippuammattilaisella kunnossa, mutta niin ei valitettavasti ole. Ria Parppei viittaa esityksissään saksalaiseen pitkittäistutkimukseen, jonka mukaan vain 10 % johtajista on sekä fokusoituneita että energisiä. Tutkimuksen mukaan 40 % johtajista on energisiä, mutta ei fokusoituneita. Suu käy, mutta renkaat sutivat.

Kaikki ymmärtävät, että työn määrää ei voi rajattomasti lisätä. Ihminen pystyy keskittymään vain vähän aikaa kerrallaan, ja kun keskittyy, kannattaisi tehdä vain yhtä asiaa. Multitasking ei toimi. Lyhyet yöunet eivät toimi. Lapsen koripallopelissä ei pidä lukea meilejä. Ihmisen pitääkin löytää tasapaino työn, levon ja perheen kesken. Siis ollakseen tehokas.

Paras tapa helpottaa työn määrän aiheuttamaa painetta on pysähtyä miettimään, mikä on omien tavoitteiden kannalta oleellista, ja keskittyä tekemään sitä. Ylimääräisten rönsyjen ja häiriötekijöiden karsiminen pois on yhtä tärkeätä. Tehtävälista voi näidenkin toimenpiteiden jälkeen tuntua pitkältä, joten vielä pitää muistaa priorisoida. Kun keskitetään voimat oikeisiin asioihin ja palastellaan tavoitteet sopivan kokoisiksi tekemisiksi, saavutetaan melkoinen tuottavuuden lisäys.

Käytännön vinkki: Listaa to do -listasi asiat ja luokittele ne näin:

1) tärkeät kiireelliset
2) tärkeät ei kiireelliset
3) ei tärkeät kiireelliset
4) ei tärkeät ei kiireelliset

Mieti seuraavaksi miten eri tehtäväluokkiin kannattaa suhtautua. Havaintoni on usein ollut, että tärkeisiin mutta ei kiireellisiin asioihin ei ole varattu erikseen aikaa ja ne ovat juuri niitä asioita, jotka painavat mieltä. Toisaalta juuri tärkeät ei kiireelliset asiat ovat keskeisiä ison kuvan tavoitteiden toteutumisen kannalta. 

Yksin on välillä vaikeata nähdä metsää puilta. Valmentava johtaminen ja coaching ovat aivan erinomaisia työkaluja, kun avainhenkilöiden tuottavuutta (ja samalla motivaatiota ja jaksamista) tuetaan. Ei kai kenenkään mielestä kuulosta kovin hyvältä, jos vain yksi kymmenestä johtoryhmän jäsenestä on sekä fokusoitunut että energinen?